Notre engagement
Chez Addenda Capital Inc. (ci-après dénommé « Addenda » ou « nous »), la protection des renseignements personnels est une priorité, et notre norme d’excellence s’étend à la règle de confidentialité.
Cette Politique souligne la façon dont nous traitons les renseignements personnels de nos clients actuels et potentiels, membres du personnel, candidats à un emploi et tout autre particulier (« vous »).
En nous fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à ce que nous traitions ces informations tel qu’expliqué dans la présente Politique. Si vous n’y consentez pas, nous vous prions de vous abstenir de nous fournir vos renseignements personnels. Veuillez toutefois noter que la collecte de certaines de ces informations pourrait être nécessaire afin de vous offrir nos services ou un emploi, ou de répondre à nos obligations légales ou règlementaires.
Dans l’hypothèse où vous souhaiteriez nous communiquer des renseignements personnels de tiers, veuillez-vous assurer d’obtenir le consentement des personnes concernées avant de nous les partager.
Quels renseignements personnels sont collectés ?
Addenda ne recueille que les renseignements personnels essentiels à la poursuite de ses affaires et minimise leur collecte à ce qui est strictement nécessaire. Nous ne collectons des renseignements personnels qu’en raison d’un motif sérieux et légitime et pour parvenir aux fins auxquelles ils vous sont demandés.
Dans la majorité des cas, ou sauf si la loi ou un règlement le permet, Addenda ne recueille que des renseignements personnels directement auprès de vous, y compris par le biais de votre utilisation de notre site internet, lorsque vous nous contactez ou nous demandez des informations, lorsque vous nous engagez pour des services, lorsque vous postulez à une offre d'emploi chez nous ou acceptez de faire partie de notre personnel.
Ces renseignements peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter :
- Des renseignements d’identification d’usage, tels que vos coordonnées, y compris votre nom, votre adresse, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone;
- Si vous êtes un client, des renseignements personnels nécessaires à l’ouverture d’un compte chez nous, tels que des documents d’identité, financiers ou fiscaux;
- Si vous êtes un candidat ou un membre du personnel, des renseignements personnels nécessaires afin d’évaluer votre candidature ou de vous proposer ou maintenir votre emploi, tels que votre curriculum vitae, des documents d’identité, des diplômes, votre numéro d’assurance sociale, vos informations bancaires ou vos numéros de compte de courtage;
- Généralement, tout renseignement personnel jugé pertinent afin de nous permettre de vous offrir les services convenant à vos besoins et à vos attentes, ou un emploi;
- Tout autre renseignement personnel dont la collecte serait nécessaire afin de nous conformer aux lois et règlements en vigueur.
À quelles fins vos renseignements personnels sont-ils collectés ?
Addenda collecte des renseignements personnels aux fins déterminées au moment où ceux-ci sont collectés. Ces fins incluent, par exemple :
- Si vous êtes un client, la prestation de services et le bon déroulement d’activités connexes découlant de votre relation contractuelle avec nous;
- Si vous êtes un candidat ou un membre du personnel, l’évaluation de votre candidature ou la prestation de services en lien avec votre emploi chez Addenda;
- L’exécution d’obligations contractuelles, envers vous ou certains de nos fournisseurs de services (avec qui nous avons conclu une entente de confidentialité);
- La conformité de nos dossiers, opérations ou toute autre activité aux exigences légales et règlementaires présentement en vigueur;
- Toute autre fin dont vous aurez convenu.
Comment vos renseignements personnels sont-ils utilisés et communiqués ?
Nous n’utilisons ni ne communiquons vos renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été collectés, sauf votre permission ou l’existence d’une disposition légale ou règlementaire l’exigeant ou le permettant.
Veuillez noter que vos renseignements personnels pourraient être utilisés ou communiqués sans votre consentement à d’autres fins qui seraient compatibles avec celui que vous nous aurez initialement fourni, sous réserve des dispositions légales et règlementaires en vigueur. Dans l’hypothèse où ces fins secondaires ne seraient pas compatibles avec le consentement que vous nous aurez fourni, notre personnel vous contacterait avant d’en faire usage ou de les communiquer afin d’obtenir votre accord.
Qui a accès à vos renseignements personnels ?
Seules les personnes suivantes auront accès à l’information recueillie à votre sujet :
- Les membres du personnel d’Addenda affectés à des tâches nécessaires à la bonne gestion de votre relation contractuelle avec nous, y compris des tâches administratives concernant votre compte ou votre emploi;
- Les tiers (entités affiliées ou fournisseurs de services externes) avec lesquels nous avons conclu une entente de confidentialité et dont Addenda retient les services à des fins administratives;
- Toute personne autorisée expressément par une disposition législative ou règlementaire, ou une décision de justice;
- Toute personne spécifiquement désignée par vous;
- Les employés de firmes de vérificateurs externes ayant comme mandat de procéder à des vérifications d’usage.
Comment conservons-nous vos renseignements personnels ?
Les renseignements personnels que nous recueillons sont principalement hébergés au Canada, de façon informatisée et parfois sur papier. Il est toutefois possible que nous communiquions vos renseignements personnels à certains de nos fournisseurs de services qui pourraient être établis (ou conserver ces données) dans d’autres pays.
Veuillez toutefois noter que nous procédons à des exercices de diligence raisonnable et concluons des ententes de confidentialité avec nos fournisseurs de services afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels, tel qu’exposé dans la section suivante.
Comment vos renseignements personnels sont-ils protégés ?
Vos renseignements personnels demeurent confidentiels et en sécurité, et ne sont divulgués à quiconque à l'extérieur des personnes susmentionnées sans votre consentement, ou si une loi ou un règlement l’exige ou le permet.
Afin de protéger votre vie privée, nous avons mis en place un certain nombre de mesures qui visent à protéger les renseignements personnels recueillis dans le cadre de nos activités régulières. Ces mesures incluent, par exemple :
- Des mesures préventives, telles que la mise en place de lignes directrices et d’une formation à l’attention de notre personnel;
- Des mesures physiques, telles que la restriction de l’accès à nos bureaux à nos seuls membres du personnel ou, concernant les informations sur papier, la conservation de vos informations dans des armoires fermées à clé;
- Des mesures informatiques, telles que des mots de passe et accès limités et contrôlés aux dossiers virtuels contenant vos informations;
- Des mesures juridiques, telles que des accords contractuels ou des clauses de confidentialité conclus avec nos partenaires à qu’il serait nécessaire de partager vos informations, et ce afin de vous fournir les services demandés.
Demandes ou plaintes liées aux renseignements personnels
En plus d’obtenir les informations figurant dans le présent document, la loi vous accorde certains droits vis-à-vis de vos renseignements personnels, dont celui de confirmer l’existence d’un dossier chez nous, d’accéder à ces informations et de les faire rectifier, de retirer votre consentement à leur communication ou utilisation, ainsi que de connaitre leur source et destination.
Dans certaines circonstances prescrites par la loi, vous pourriez également obtenir une transcription, reproduction ou transmission de ces renseignements qui pourrait faire l’objet de frais raisonnables et dont le montant vous serait communiqué à l’avance par Addenda.
Pour toute demande en lien avec vos renseignements personnels, ou si vous croyez que l’information que nous détenons à votre sujet n’a pas été traitée en conformité avec la présente Politique, nous vous invitons à communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent ci-dessous.
Addenda s’efforcera de répondre à votre demande ou plainte dans les meilleurs délais et sous réserve des restrictions légales, règlementaires et contractuelles applicables.
Veuillez également noter qu’une demande d’accès ou de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit et en justifiant votre identité.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Addenda Capital Inc. a désigné Jean-Marc Prud’Homme, Chef de la conformité et Chef du risque, à titre de Responsable de la protection des renseignements personnels. Il peut être joint aux coordonnées suivantes :
Jean-Marc Prud’Homme
Responsable de la protection des renseignements personnels – Addenda Capital Inc.
[email protected]
800, boulevard René-Lévesque Ouest, bureau 2750
Montréal (Québec) H3B 1X9